西本 美代子 / MIYOKO NISHIMOTO

所属部署 / 賃貸・PM事業部 総務

入社年 / 2016年6月中途入社

事務職

人をサポートすることが好き

ーー入社までの流れと入社後について教えて下さい。

昔から、前に出て何かするというよりも人のサポートをする方が好きで、学生の時は男子と女子のバスケットボール部のマネージャーをしていました。大学では事務を幅広く学べる秘書科で事務関係の勉強をして医療事務や歯科助手として働いていました。

前職では机に座ることなく歯科助手と受付を兼任して常に走り回っていました。先生や同僚をサポートすることにやりがいはありましたが、もっと周囲と協力して仕事を進めてみたいと思うようになり、転職を考えるようになりました。ちょうどそのタイミングで、家から近く福利厚生も整っていたオールハウスを見つけて“働きやすそう”と思い受けてみることになりました。

入社後は、社員の方々がとても接しやすくすぐに馴染むことができました。最初は、PM事業部の先輩のサポートをしながら賃貸の事務業務を行っていたんですけど、もともと不動産関係の知識が無かった分、新しい知識を得ることがとても新鮮でした。

業務効率化を自分なりに考え、実行する

ーー普段の仕事内容を教えて下さい。

契約金の送金関係や営業の売上の集計をしたり、営業の方のサポートをするために火災保険の更新案内などは電話掛けやはがきを送ったりもしています。あとは、賃貸店舗のサポートをできるように常にチャットワークをチェックして全部署の状況把握をするようにしています。

ーーこれまで行ってきた業務改善を教えて下さい。

先輩がいた頃は最終チェックを全部先輩がしてくれていたんですが、その方が辞められることになって自分が責任を持つ立場になったんです。そのタイミングで今までのやり方を見直して業務を効率化させなきゃまずいなって。まずは集計業務や営業の契約一覧など、エクセルの表の数値をより正確に揃える必要性があったんで、関数を使って自分なりに仕組みを作ろうと思いました。大学で習ったテキストを久々に引っ張り出して勉強しました。

私の性格上無駄なことは嫌いなのでいかに無駄を無くして効率よく業務を回していくかを考えました。そこから少しずつ関数が業務にフィットしていって、実際に効率化が図れ始めた時は嬉しかったです。その他にも、送金関係が各店舗バラバラだったのでルール化が必要ということも感じました。自分なりに動かなきゃって思って事業部長にお話をして統一化を図ってもらいました。

ーーPMと賃貸の総務になったことで何か変わりましたか？

両事業部の業務をいかにスムーズに回していくかを考え、広い視野で事業部を見ることを心掛けるようになりました。賃貸は店舗が離れているので普段のコミュニケーションが図りにくい部分があります。

自分ができることはなるべくしようと思い、スタッフ全員が集まる賃貸会議の時は、スタッフや店長がポロっと口にする不安な点や困っている点に耳を傾けるようにしています。それを聞いた上で、”ここは数値化したらもっとスタッフが把握しやすいんじゃないかな“とかを考えれるように言葉を拾う意識はしています。

あとは両事業部の業務をバランスよく行うために、一つ一つの業務の期日を決めるようにしたり、毎月同じような依頼がくれば自分なりに仕組みづくりを考えたりもします。それでも結構チェック事項が多いので、ミスを生まないためにもあまり期日のスケジュールを詰めないようには気を付けています。自分に余裕を持たせないとミスに気付かないこともあるので。

誰かに言われる前に自然と気づいて動く

ーー仕事のやりがいは何ですか？

各店舗のスタッフの動きを直接見ることはできませんが、データや資料から知ることはできるので、スタッフひとり一人に合った対応ができるように心掛けています。あるスタッフのフォローをしたことでそのスタッフの仕事のパフォーマンスが良くなっていると役に立てたんじゃないかなとやりがいを感じますね。

スタッフへのサポートが行き届いていないと感じることがあれば、事業部長と連携をとりながら自分のできる範囲でフォローを行うようにしています。あとは、業務の内容に合った効率化の方法を自分なりに考えてそれが業務にフィットしてスムーズに改善されたときもやりがいを感じます。

ーーこれからのビジョンについて教えて下さい。

今までは、賃貸の事務を中心にやってきて自分なりに考え、関数を使用して業務効率を行ってきました。今後は賃貸だけでなく、PM事業部の業務の効率化もできたらいいなと思います。PMのシステム上、なかなか業務にフィットしてなくて改善の余地がある部分もあります。スタッフの残業時間が短縮されてスタッフにとっても会社にとっても良くなるといいですよね。

ーー就活生の方へのメッセージをお願いします。

自分が再就職して思ったのが、一つの職種にこだわりすぎなくても良いということです。何がしたいか悩む方も多いと思いますが、やってみたら意外と楽しかったりもしますし、そこから学ぶことも多々あります。結局は、仕事に就いて自分にとって働きやすい制度があるか、自分に合いそうな環境かというところに優先順位を置いてみてもいいかもしれません。候補の職種を限定せずに、いろいろチャレンジしてみたら広い視野で物事を捉えられる力もきっと付くように思います。